Wie bringe ich einen Terminplan in ein elektronisches Kalenderformat? – Variante 1: Outlook

Seitdem ich den Spielplan der UEFA Euro 2012 hier als Outlook- und als Google-Kalender zur Verfügung gestellt habe, bin ich schon mehrfach gefragt worden, wie ich den Kalender denn aus einer einfachen Liste erstellt habe. Kein Wunder, denn es ist Jahresanfang und nicht nur im politischen Bereich, indem ich mich überwiegend bewege, sondern in nahezu allen ehrenamtlichen aber auch beruflichen Bereichen werden jetzt die Jahresterminplanungen verschickt. Da fragt sich sicher der eine oder andere: „Was soll ich mit so einer schnöden Terminliste? Wie bekomme ich die Termine in meinem elektronischen Kalender und kann sie so auch mit meinem Smartphone und oder Tablet synchronisieren?“
Daher möchte ich einmal versuchen, zwei Wege – von wahrscheinlich noch unzählig weiteren – zu beschreiben. Weg eins läuft über Outlook, Weg 2 über Google-Kalender und folgt in den nächsten Tagen. Für beide Wege benötige ich eine Excel-Liste oder eine Liste der Termine im CSV-Format, die ich allerdings auch über Excel erstellen kann als Grundlage. Ich selbst benutze Outlook und Excel 2010. Es sollte aber ähnlich auch mit anderen Office-Versionen funktionieren.

1. Excel-Datei als Grundlage
Häufig liegen die Terminlisten in Word, Excel oder einem PDF-Format vor. Mit ein wenig „Copy and Paste“ bekomme ich diese aber meist sehr schnell in eine Excel-Tabelle.
Für meine Konfiguration (Office 2010) brauche ich seltsamerweise eine Excel-Tabelle im Format „Microsoft Excel 97-2003“.

Zunächst muß ich also eine Excel-Datei nach folgendem Muster erstellen:
Musterdatei.xls (Microsoft Excel 97-2003-Arbeitsmappe)

Die Excel-Tabelle sollte die folgende Spalten haben, die nicht alle ausgefüllt sein müssen:

Beginnt am
Datumsformat (rechte Maustaste -> Zelle formatieren -> Zahlen -> Datum)

Beginnt um
Uhrzeitformat (rechte Maustaste -> Zelle formatieren -> Zahlen -> Uhrzeit)

Endet am
Datumsformat (rechte Maustaste -> Zelle formatieren -> Zahlen -> Datum)

Endet um
Uhrzeitformat (rechte Maustaste -> Zelle formatieren -> Zahlen -> Uhrzeit)

Betreff
Textformat – hier sollte der Titel des jeweiligen Termins stehen

Ort
Textformat – hier kann der Ort des Termins eingetragen werden

Beschreibung
Hier kann eine zusätzliche Beschreibung zum Termin stehen

Ganztägiges Ereignis
Textformat – „ja“ eintragen, wenn es sich um einen ganztägigen Termin handelt, dann auch keine Uhrzeiten bei „Beginnt um“ und „Endet um“ eintragen, ansonsten freilassen

Zeitspanne zeigen als
Textformat – Wenn man in diese Spalte nichts einträgt, wird der jeweilige Zeitraum als „beschäftigt“ angezeigt, wenn man hier etwas reinschreibt als „frei“ (Warum auch immer?)

Weitere Spalten (analog zu den verschiedenen Feldern, die im Termin-Fenster eines Outlook-Termins vorgesehen sind) sind möglich.

2. Namen in der Excel-Datei definieren
Bevor man die Tabelle nun im Format „Excel 97-2003 Arbeitsmappe“ abspeichert muß man noch einen Namen definieren für den Tabellenbereich. Dazu markiert man die gesamte Tabelle (s. Bild – für größere Ansicht bitte anklicken) drückt die rechte Maustaste und klickt im Kontextmenü auf Namen definieren. In dem Folgenden Fenster gibt man einen beliebigen Namen für den Tabellenbereich ein. Dann kann man die Datei abspeichern, wie gesagt im Excel-97-2003-Format.

3. Neuen Outlook-Kalender erstellen
Nun kann der Import in Outlook beginnen. Man öffnet Outlook 2010 und geht in die Kalenderansicht und erstellt hier einen neuen Kalender (mit dem Mauszeiger auf einem vorhandenen Kalender, rechte Maustaste -> Neuer Kalender –> Namen wählen und wählen, wo der Kalender abgelegt werden soll.

4. Import
Nachem man den neuen Kalender erstellt hat, kann man mit dem Import beginnen.

Datei -> Öffnen -> Importieren

-> Aus anderen Dateien importieren

-> Weiter -> „Microsoft Excel 97-2003“ auswählen -> Weiter -> die zuvor angelegte Excel-Datei als „Zu importierende Datei“ auswählen (Optionen können unbeachtet bleiben) -> Weiter -> als „Zielordner“ nun den zuvor neu angelegten Kalender auswählen

-> Weiter

Den zu importierenden Bereich aus der Excel-Datei auswählen. „Kalender“ ist hier der Name des Bereiches den man vorher in der Excel-Datei im Schritt „Namen definieren“ bezeichnet hat. -> Benutzerdefinierte Felder zuordnen (Hier kann man nun die einzelnen Spalten, den Feldern im Outlook-Kalender zuorden. Wenn man die Spaltenüberschriften wie oben beschrieben gewählt hat, dürfte die Zuordnung sehr einfach sein und schon automatisch richtig vorgenommen werden. Man kann die Zuordnung aber auch ändern.)

Wenn die Zuordnung der einzelnen Felder vorgenommen wurde -> OK -> Fertigstellen. Nun sollten die Kalenderelemente in den ausgewählten Kalender importiert werden.

Hier ein einzelnes Kalenderelement:
5. Kalender speichern oder versenden
Über „Datei -> Kalender Speichern“ läßt sich der Kalender als Ganzes als ICS-Datei, welches z.B. auch von Apple-Kalendern gelesen werden kann, abspeichern.

Über „Start -> Kalender per E-Mail senden“ kann man den Kalender als Ganzes  nun auch direkt (ebenso als ICS-Datei) versenden.

Ich hoffe, weitergeholfen zu haben!

Bei Rückfragen bitte melden – am besten als Kommentar unter diesem Post!

Die Anleitung zur Erstellung von Google-Kalendern folgt in den nächsten Tagen.

Eine praktische Anwendungsmöglichkeit:
UEFA Euro 2012: Spielplan als Outlook- und ics-Kalender-Dateien (jetzt mit TV-Sendern)

Außerdem noch einmal der Link zur Anleitung für Google docs und Google Kalender:
Wie bringe ich einen Terminplan in ein elektronisches Kalenderformat? – Variante 2: Google

und auch hierzu die Anwendungsmöglichkeit:
Spielplan UEFA Euro 2012 – jetzt auch als Google Kalender

 
 

 
 
 

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