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EM-Finale

Fußball-EM: Spielplan als ICS- und Google-Kalender

Die Fußball-EM naht. Zeit, sich die Spieltermine schon mal in seinem Kalender zu blocken.
Nach dem der Spielplan zur Euro 2012 zu einem der reichweitenstärksten Artikel auf meinem Blog gehört, habe ich nun auch einmal den Spielplan zur Fußball-EM in diesem Jahr in Frankreich als ICS- und Google-Kalender-Datei erstellt:

Hier könnt Ihr die ICS-Datei öffnen und diese direkt in Euer Outlook oder Euren Smartphone-Kalender übertragen.

Hier gibt es den Kalender in einem Google-Kalender. Über einen Klick auf das weiße Kreuz auf blauem Grund unten rechts könnt Ihr den Kalender in Euren Google-Kalender übernehmen:

Die einzelnen Kalendereinträge haben eine Dauer von 2 Stunden (90 Minuten + 15 Minuten Halbzeit + Puffer).

Wie bringe ich einen Terminplan in ein elektronisches Kalenderformat? – Variante 2: Google

Nachdem ich mich hier schon an einer Anleitung versucht habe, einen Kalender aus einer einfachen Terminliste ins Outlook-Format zu bringen, will ich nun noch einmal eine andere Variante beschreiben: Google.

Grundlage hierfür ist natürlich ein Google-Account. Nur so kann ich Google Docs und Google Kalender nutzen.

1. CSV-Datei als Grundlage
Zunächst einmal benötige ich wieder eine entsprechende Liste als Grundlage. Google Kalender erfordert für den Import eine Liste im CSV-Format. Diese kann man zwar auch in Excel erstellen. Da wir aber für den Import im Google Kalender das Komma als Trennzeichen brauchen, Excel aber offenbar CSV-Dateien mit dem Semikolon als Trennzeichen erstellt und für die Umstellung auf Kommata als Trennzeichen einige Einstellungsänderungen notwendig wären, ist es wohl am Einfachsten mit Google Docs eine CSV-Datei zu erstellen.

Hierzu also auf docs.google.com -> Erstellen -> Tabelle oder eine vorhandene Datei (z.B. diese Musterdatei) hochladen (docs.google.com -> „Festplattensymbol“ (rechts neben „Erstellen“)).

Meine Musterdatei erhält die folgenden Spalten:

Betreff
Textformat – hier sollte der Titel des jeweiligen Termins stehen

Beginnt am
Datumsformat – z.B. „19.01.2012“ für 19. Januar 2012

Beginnt um
Uhrzeitformat – z.B. „20:00:00“ für 20 Uhr

Endet am
Datumsformat – z.B. „19.01.2012“ für 19. Januar 2012

Endet um
Uhrzeitformat – z.B. „20:00:00“ für 20 Uhr

Ganztägiges Ereignis
wenn es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt: „Ein“, sonst „Aus“

Beschreibung
Textformat – hier ist Platz für eine Beschreibung des Termins

Ort
Textformat – hier sollte der Ort des jeweiligen Termins stehen

Laut dieses Hilfe-Eintrages bei Google muss die Datei mindestens folgende Spalten enthalten: Betreff, Startdatum, Startzeit

Es sind aber auch weitere Felder möglich. Insgesamt sind dies laut Google-Hilfe diese:
Betreff, Startdatum, Startzeit, Enddatum, Endzeit, Ganztägiger Termin, Erinnerung Ein/Aus, Erinnerungsdatum, Erinnerungszeit, Meeting Organizer, Beschreibung, Ort, Privat

Leider kenne ich für die zusätzlichen Felder die Konventionen nicht.

Wenn man die fertige Liste in Google Docs erstellt hat, muss man diese als CSV auf seinen Desktop herunterladen:
in Google Docs -> Datei -> Herunterladen als -> CSV (aktuelles Tabellenblatt)

Wie gesagt: Es ist auch möglich auf einem anderen Wege (z.B. über Excel) an eine entsprechende CSV-Datei kommt. Wichtig ist nur, dass sie Kommata und nicht Semikola als Trennzeichen benutzt. Außerdem müssen natürlich die entsprechenden Spalten (wie oben beschrieben) drin sein.

 

2. neuen Google-Kalender anlegen
Nun sollte man zunächst einmal einen neuen Kalender unter http://www.google.com/calendar/ erstellen. Hierzu in der linken Leiste unter dem dargestellten Monatskalender den Pfeil rechts neben „Meine Kalender“ anklicken und im folgenden Fenster einen Kalendernamen eingeben und dann auf „Kalender einrichten“. Der Kalender wird danach unter „Meine Kalender“ angezeigt.

 

3. Kalender importieren
Nun – während man sich in der Google-Kalender-Ansicht befindet – ganz oben rechts auf das Einstellungsrädchen klicken, dann auf „Kalender-Einstellungen“, dann auf den Reiter „Kalender“. Dann auf „Kalender importieren“ in der Mitte des Fensters (s. Bild).
In dem folgenden Fenster dann die vorher erstellte und auf der Festplatte abgelegte CSV-Datei auswählen und den Google-Kalender auswählen, den man gerade erstellt hat.

Dann auf „Importieren“ klicken! Wenn der Import erfolgreich war, gibt es folgende Erfolgsmeldung:

 

Wenn man nun die Kalender-Einstellungen verlässt und im Google-Kalender unter „Meine Kalender“ den neu angelegten Kalender aufruft und die „Terminübersicht“ anklickt erhält man die Übersicht der gerade importierten Termine.  

 

Nun kann man den Kalender sehr einfach auch für andere freigeben. Einfach auf den Pfeil rechts neben dem neuen Kalender in der Übersicht „Meine Kalender“ klicken und auf „Diesen Kalender freigeben“.

Dann: Diesen Kalender öffentlich machen -> Speichern -> Warnung lesen und auf „Ja“ klicken. Nun nochmal auf den Pfeil rechts neben dem neuen Kalender in der Übersicht „Meine Kalender“ klicken und auf „Kalender-Einstellungen“ klicken. Man erhält die folgenden Übersicht:

Hier kann man einen HTML-Code für die Einbettung des Kalenders in eine Homepage erhalten. Außerdem kann man den Kalender im XML-, ICAL- oder XML-Format aufrufen. Den Kalender im ICAL (ICS-)Format kann man sich hier auch ganz leicht herunterladen und als ICS-Datei als E-Mail-Anhang verschicken. So können andere den Kalender ganz einfach in ihren Kalender, ob Outlook, Apple oder sonst einem Format öffnen und die Termine importieren.

Hier einmal testweise die Links zu dem von mir angelegten Testkalender sowie eine Einbettung dieses Kalenders:

    

 

Zum Schluss noch einmal der Link zu einer praktischen Anwendungsmöglichkeit:
Spielplan UEFA Euro 2012 – jetzt auch als Google Kalender

Außerdem noch einmal der Link zur Anleitung per Excel und Outlook:
Wie bringe ich einen Terminplan in ein elektronisches Kalenderformat? – Variante 1: Outlook

und auch hierzu die Anwendungsmöglichkeit:
UEFA Euro 2012: Spielplan als Outlook- und ics-Kalender-Dateien (jetzt mit TV-Sendern)

 

Ich hoffe, Euch ein wenig geholfen zu haben, mit dieser Anleitung.

Für Rückfragen und Anmerkungen, am besten als Kommentar unter diesen Artikel, stehe ich gerne zur Verfügung!

 
 


 
 
 

Wie bringe ich einen Terminplan in ein elektronisches Kalenderformat? – Variante 1: Outlook

Seitdem ich den Spielplan der UEFA Euro 2012 hier als Outlook- und als Google-Kalender zur Verfügung gestellt habe, bin ich schon mehrfach gefragt worden, wie ich den Kalender denn aus einer einfachen Liste erstellt habe. Kein Wunder, denn es ist Jahresanfang und nicht nur im politischen Bereich, indem ich mich überwiegend bewege, sondern in nahezu allen ehrenamtlichen aber auch beruflichen Bereichen werden jetzt die Jahresterminplanungen verschickt. Da fragt sich sicher der eine oder andere: „Was soll ich mit so einer schnöden Terminliste? Wie bekomme ich die Termine in meinem elektronischen Kalender und kann sie so auch mit meinem Smartphone und oder Tablet synchronisieren?“
Daher möchte ich einmal versuchen, zwei Wege – von wahrscheinlich noch unzählig weiteren – zu beschreiben. Weg eins läuft über Outlook, Weg 2 über Google-Kalender und folgt in den nächsten Tagen. Für beide Wege benötige ich eine Excel-Liste oder eine Liste der Termine im CSV-Format, die ich allerdings auch über Excel erstellen kann als Grundlage. Ich selbst benutze Outlook und Excel 2010. Es sollte aber ähnlich auch mit anderen Office-Versionen funktionieren.

1. Excel-Datei als Grundlage
Häufig liegen die Terminlisten in Word, Excel oder einem PDF-Format vor. Mit ein wenig „Copy and Paste“ bekomme ich diese aber meist sehr schnell in eine Excel-Tabelle.
Für meine Konfiguration (Office 2010) brauche ich seltsamerweise eine Excel-Tabelle im Format „Microsoft Excel 97-2003“.

Zunächst muß ich also eine Excel-Datei nach folgendem Muster erstellen:
Musterdatei.xls (Microsoft Excel 97-2003-Arbeitsmappe)

Die Excel-Tabelle sollte die folgende Spalten haben, die nicht alle ausgefüllt sein müssen:

Beginnt am
Datumsformat (rechte Maustaste -> Zelle formatieren -> Zahlen -> Datum)

Beginnt um
Uhrzeitformat (rechte Maustaste -> Zelle formatieren -> Zahlen -> Uhrzeit)

Endet am
Datumsformat (rechte Maustaste -> Zelle formatieren -> Zahlen -> Datum)

Endet um
Uhrzeitformat (rechte Maustaste -> Zelle formatieren -> Zahlen -> Uhrzeit)

Betreff
Textformat – hier sollte der Titel des jeweiligen Termins stehen

Ort
Textformat – hier kann der Ort des Termins eingetragen werden

Beschreibung
Hier kann eine zusätzliche Beschreibung zum Termin stehen

Ganztägiges Ereignis
Textformat – „ja“ eintragen, wenn es sich um einen ganztägigen Termin handelt, dann auch keine Uhrzeiten bei „Beginnt um“ und „Endet um“ eintragen, ansonsten freilassen

Zeitspanne zeigen als
Textformat – Wenn man in diese Spalte nichts einträgt, wird der jeweilige Zeitraum als „beschäftigt“ angezeigt, wenn man hier etwas reinschreibt als „frei“ (Warum auch immer?)

Weitere Spalten (analog zu den verschiedenen Feldern, die im Termin-Fenster eines Outlook-Termins vorgesehen sind) sind möglich.

2. Namen in der Excel-Datei definieren
Bevor man die Tabelle nun im Format „Excel 97-2003 Arbeitsmappe“ abspeichert muß man noch einen Namen definieren für den Tabellenbereich. Dazu markiert man die gesamte Tabelle (s. Bild – für größere Ansicht bitte anklicken) drückt die rechte Maustaste und klickt im Kontextmenü auf Namen definieren. In dem Folgenden Fenster gibt man einen beliebigen Namen für den Tabellenbereich ein. Dann kann man die Datei abspeichern, wie gesagt im Excel-97-2003-Format.

3. Neuen Outlook-Kalender erstellen
Nun kann der Import in Outlook beginnen. Man öffnet Outlook 2010 und geht in die Kalenderansicht und erstellt hier einen neuen Kalender (mit dem Mauszeiger auf einem vorhandenen Kalender, rechte Maustaste -> Neuer Kalender –> Namen wählen und wählen, wo der Kalender abgelegt werden soll.

4. Import
Nachem man den neuen Kalender erstellt hat, kann man mit dem Import beginnen.

Datei -> Öffnen -> Importieren

-> Aus anderen Dateien importieren

-> Weiter -> „Microsoft Excel 97-2003“ auswählen -> Weiter -> die zuvor angelegte Excel-Datei als „Zu importierende Datei“ auswählen (Optionen können unbeachtet bleiben) -> Weiter -> als „Zielordner“ nun den zuvor neu angelegten Kalender auswählen

-> Weiter

Den zu importierenden Bereich aus der Excel-Datei auswählen. „Kalender“ ist hier der Name des Bereiches den man vorher in der Excel-Datei im Schritt „Namen definieren“ bezeichnet hat. -> Benutzerdefinierte Felder zuordnen (Hier kann man nun die einzelnen Spalten, den Feldern im Outlook-Kalender zuorden. Wenn man die Spaltenüberschriften wie oben beschrieben gewählt hat, dürfte die Zuordnung sehr einfach sein und schon automatisch richtig vorgenommen werden. Man kann die Zuordnung aber auch ändern.)

Wenn die Zuordnung der einzelnen Felder vorgenommen wurde -> OK -> Fertigstellen. Nun sollten die Kalenderelemente in den ausgewählten Kalender importiert werden.

Hier ein einzelnes Kalenderelement:
5. Kalender speichern oder versenden
Über „Datei -> Kalender Speichern“ läßt sich der Kalender als Ganzes als ICS-Datei, welches z.B. auch von Apple-Kalendern gelesen werden kann, abspeichern.

Über „Start -> Kalender per E-Mail senden“ kann man den Kalender als Ganzes  nun auch direkt (ebenso als ICS-Datei) versenden.

Ich hoffe, weitergeholfen zu haben!

Bei Rückfragen bitte melden – am besten als Kommentar unter diesem Post!

Die Anleitung zur Erstellung von Google-Kalendern folgt in den nächsten Tagen.

Eine praktische Anwendungsmöglichkeit:
UEFA Euro 2012: Spielplan als Outlook- und ics-Kalender-Dateien (jetzt mit TV-Sendern)

Außerdem noch einmal der Link zur Anleitung für Google docs und Google Kalender:
Wie bringe ich einen Terminplan in ein elektronisches Kalenderformat? – Variante 2: Google

und auch hierzu die Anwendungsmöglichkeit:
Spielplan UEFA Euro 2012 – jetzt auch als Google Kalender

 
 


 
 
 

Spielplan UEFA Euro 2012 – jetzt auch als Google Kalender

Nachdem ich den UEFA Euro 2012 – Spielplan schon als Outlook- bzw. ICS-Kalender zur Verfügung gestellt habe, folgt hier die Version für den Google Kalender:

 

 

Hier einmal der Link zu einer Anleitung, wie man aus einer einfachen Terminliste einen Google-Kalender erstellt. So habe ich den Spielplan erstellt:
Wie bringe ich einen Terminplan in ein elektronisches Kalenderformat? – Variante 2: Google